Perché una piattaforma per gestire le scadenze dei documenti?

Mantenere le proprie certificazioni aggiornate, gestire in modo accurato le scadenze degli accordi con i fornitori, organizzare in maniera ordinata i certificati e gli attestati sono solo alcuni esempi per i quali una piattaforma per gestire le scadenze in modo efficiente è fondamentale.

A chi non succede di riempire il proprio schermo di post-it, inviare promemoria a dipendenti e colleghi o gestire l’agenda con grandi punti esclamativi per ricordare le formazioni o attività da organizzare per le quali si è già in ritardo?

Ogni persona, all’interno di qualsiasi organizzazione, è chiamata quotidianamente ad affrontare la sfida del rispetto dei tempi e delle scadenze affinché la propria azienda conservi nel tempo la compliance ai processi aziendali e alle numerose normative che prevedono documentazioni a termine, prevedere rinnovi e/o cessioni di contratti in modo tempestivo.

Le funzionalità necessarie di una piattaforma per gestione le scadenze.

Un buon sistema di “gestione delle scadenze” deve innanzitutto poter gestire in maniera semplice e funzionale i documenti aziendali, gli attestati dei dipendenti e le relative scadenze; deve soprattutto permettere di inviare in maniera manuale e soprattutto programmata, avvisi e notifiche via mail e sms ai soggetti interessati per tenerli sempre aggiornati sulle attività in scadenza e per poter predisporre le necessarie azioni.

Molto importante anche l’aspetto tecnologico. Ormai tutte le architetture moderne si basano su nuove tecnologie incloud, che garantiscono un accesso ai documenti in tempo reale da pc o smartphone e/o tablet da parte degli utenti, aggiungendo la possibilità di accesso multiplo da parte di più responsabili dell’organizzazione che accedono e visualizzano contenuti diversi a seconda della posizione ricoperta. Il tutto con una attenzione particolare agli aspetti legati alla privacy e sicurezza dei dati.

Un esempio di piattaforma per la gestione delle scadenze

Le applicazioni pratiche di “gestione scadenze e documenti” possono riguardare diverse aree aziendali

Responsabile Qualità/Risk Manager/DPO.
Gestione di:

• Ciclo di vita delle procedure
• Scadenze degli audit
• Reclami e segnalazioni
• Incidenti

Responsabile HR

• Gestione del periodo di prova
• Pianificazione del provisioning/de-provisioning
• Contratti di collaborazione e a termine

Enti di Certificazione

• HACCP
• Sicurezza

Ciclo Attivo/Ciclo Passivo

• Scadenze fiscali e normative
• Contratti
• Gestione delle scadenze della corrispondenza
• Gestione del ciclo di sollecito pagamenti
• Aggiornamento delle schede prodotti

Mettiamo a disposizione la consulenza di un Dpo dedicato.